Niniejszy dokument polityki prywatności (dalej: Polityka) dostarcza użytkownikom i klientom, którymi w szczególności są uczniowie, rodzice oraz inne osoby korzystające z eduVULCAN informacji na temat przetwarzania danych osobowych przez VULCAN sp. z o. o. z siedzibą we Wrocławiu (dalej: VULCAN).
VULCAN przywiązuje szczególną uwagę do poszanowania prywatności osób, których dane osobowe oraz inne informacje przetwarza w związku z korzystaniem przez te osoby z usług lub produktów oferowanych przez VULCAN, w tym świadczonych drogą elektroniczną.
VULCAN oferuje i dostarcza różne produkty i usługi, w związku z którymi przetwarzane są dane osobowe.
VULCAN ceni prywatność wszystkich osób i chce dostarczyć im szczegółowych i zrozumiałych informacji na temat celów przetwarzania pozyskiwanych od tych osób danych osobowych lub innych dostarczanych informacji, zasad ich wykorzystywania i stosowanych środków ochrony w związku z korzystaniem przez te osoby z oferowanych im usług i produktów.
Przetwarzanie przez VULCAN danych osobowych osób korzystających z szerokiego zakresu oferowanych produktów i usług w wielu przypadkach umożliwia firmie dostosowanie ich do własnych spersonalizowanych potrzeb użytkowników, poprawę jakości świadczenia oraz pozwala na podzielenie się bogatym doświadczeniem i poprawia jakość zarządzania.
VULCAN jest świadomy ryzyk związanych z przetwarzaniem danych osobowych należących do niektórych kategorii osób, takich jak dzieci i młodzież szkolna, dlatego zachowuje w zakresie przetwarzania danych osobowych należących do tej kategorii osób szczególną staranność i podwyższone wymogi bezpieczeństwa, przejawiające się przede wszystkim uzyskaniem wymaganych zgód na przetwarzanie danych od ich opiekunów prawnych i podnoszeniem świadomości osób odpowiedzialnych za ich prawidłowe przetwarzanie w ramach VULCAN.
VULCAN zobowiązuje się chronić prywatność klientów i użytkowników produktów i usług zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa.
Pokazujemy klientom i użytkownikom, że przetwarzamy dane osobowe uczciwie, rzetelnie oraz zgodnie z prawem, poprzez zachowanie przejrzystości w obszarze wykorzystywania tych danych oraz poprzez zapewnienie klientom i użytkownikom kontroli odnośnie ich danych osobowych. Staramy się przetwarzać dane osobowe w sposób dążący do osiągnięcia pełnego zaufania naszych klientów i użytkowników.
Niniejszy dokument określa podstawowe zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych, poszanowania prywatności i dóbr osobistych klientów oraz użytkowników produktów i usług.
Jeżeli VULCAN zbiera dane osobowe i decyduje o celach i środkach ich przetwarzania, jest ich administratorem danych. Administrator danych działa jako spółka kapitałowa pod firmą VULCAN sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu przy ul. Wołowskiej 6, 51-116 Wrocław, posiadająca numer NIP: 898-001-44-51 i REGON: 005993000 wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia - Fabrycznej we Wrocławiu VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000153176. Spółka posiada kapitał zakładowy w wysokości 2.700.000 zł.
VULCAN przestrzega zasad ochrony prywatności klientów i użytkowników produktów oraz usług, w tym usług cyfrowych obejmujących w szczególności ich dane osobowe oraz dobra osobiste, określonych w obowiązujących w tym zakresie przepisach prawa.
Użytkownik lub klient, który nie akceptuje treści niniejszego dokumentu, nie powinien korzystać z usług i produktów świadczonych przez VULCAN.
Postanowienia warunków świadczenia poszczególnych usług mogą opisywać w sposób odrębny zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników tych usług. Wówczas takie szczegółowe warunki mogą mieć nadrzędny lub uzupełniający charakter względem niniejszej Polityki.
Produkty i usługi VULCAN mogą zawierać linki do stron internetowych innych podmiotów i oferowanych przez nie usług. Podmioty te mogą mieć własną politykę prywatności, z którą należy się zapoznać. VULCAN nie ponosi odpowiedzialności za praktyki dotyczące prywatności, ani za produkty i usługi ww. stron trzecich
VULCAN przetwarza dane osobowe wyłącznie dla określonych i zgodnych z prawem celów, głównie dla potrzeb umożliwienia użytkownikom i klientom korzystania z usług świadczonych drogą elektroniczną, rozwoju oferowanych produktów, działalności marketingowej i do celów edukacyjnych. Dane osobowe zbierane są w zakresie koniecznym do osiągnięcia realizowanego celu.
Zakres i sposób zbieranych danych osobowych o użytkownikach i klientach różni się w zależności od produktu i usługi dostarczanej przez VULCAN i celu do którego użytkownik lub klient wykorzystuje usługę lub produkt.
VULCAN w celu świadczenia usług i dostawy produktów przetwarza następujące kategorie danych osobowych:
W przypadku produktów i usług zakres danych różni się w zależności od ich rodzaju lub funkcji, z jakich korzysta użytkownik lub klient oraz celu do jakiego dany produkt lub usługa są wykorzystywane. Sposób zbierania i zakres danych przedstawia się następująco:
VULCAN może przetwarzać dane osobowe użytkowników i klientów usług świadczonych elektronicznie oraz produktów cyfrowych, w celach:
VULCAN oświadcza, że w każdym przypadku, w którym korzystanie z usługi lub produktu wymaga podania danych osobowych ich podanie jest dobrowolne, jednak konieczne w celu realizacji zamówienia i jego rozliczenia, świadczenia usługi elektronicznej lub dostarczenia produktu cyfrowego, w szczególności w przypadkach rejestracji użytkownika, założenia konta i zawarcia umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną zgodnie z postanowieniami Regulaminów świadczenia usług drogą elektroniczną określonych przez VULCAN i dostępnych pod adresami internetowymi platform i serwisów.
Niezależnie od powyższego odrębna zgoda użytkowników wymagana jest na przetwarzanie danych w celach wskazanych lit. e) powyżej.
VULCAN w ramach świadczonych usług i produktów może dostarczać je bezpośrednio osobom fizycznym np. uczniom, rodzicom, nauczycielom, jako narzędzia służące tym osobom, stanowiące pomoc w trakcie korzystania z systemów firmy VULCAN, a także do wykorzystywania w procesie edukacji, stanowiące pomoc w procesie edukacji i pozwalające usprawnić proces uczenia się. W takim przypadku VULCAN jest odpowiedzialna za przetwarzanie danych osobowych tych użytkowników jako administrator danych.
VULCAN informuje te osoby w jakim celu i zakresie będą przetwarzane ich dane oraz o przysługujących im prawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych.
W przypadku usług i produktów dostarczanych na potrzeby samorządów, szkół i przedszkoli, w szczególności oferowanych w modelu SaaS (Software as a service) administratorami danych przetwarzanych za ich pośrednictwem są odpowiednio samorządy, szkoły i przedszkola. VULCAN może przetwarzać te dane wyłącznie na zasadzie powierzenia danych osobowych w zakresie i celu określonym w odrębnych umowach zawieranych z tymi podmiotami. VULCAN może przetwarzać te dane wyłącznie w formie określonej w umowie powierzenia przez administratora tych danych, a w braku określenia formy wyłącznie w postaci zanonimizowanej, przy użyciu odpowiednich technik anonimizujących oraz w celu analizy statystycznej prowadzonej dla potrzeb użytkowników usług i produktów cyfrowych, w związku z ich rozwojem i ulepszeniem funkcjonalności.
VULCAN może zbierać także dane na potrzeby użytkowników produktów i usług, w celu wskazania jak dostarczany produkt lub usługi są przez nich wykorzystywane. Głównie informacje o dostępie do zasobów, logowaniu, autoryzowanych wejściach.
VULCAN przetwarza (przechowuje) dane osobowe nie dłużej niż jest to konieczne do realizacji celów, dla których je zgromadzono, chyba że obowiązujące przepisy prawa wymagają ich dłuższego przechowywania. Okresy przechowywania mogą różnić się w zależności od celu przetwarzania.
I tak:
Po upływie okresów przetwarzania dane osobowe są usuwane lub anonimizowane.
VULCAN przetwarza dane osobowe wg następujących przesłanek legalizacyjnych:
VULCAN może przesyłać dane osobowe w ramach grupy kapitałowej Sanoma, w przypadkach gdy jest to konieczne ze względu na cele określone niniejszym dokumentem i gdy pozwalają na to przepisy obowiązującego w tym zakresie prawa. W związku z tym VULCAN może udostępnić dane spółkom dominującym, spółkom zależnym i spółkom znajdującym się pod kontrolą spółki Sanoma Corporation. W przypadku udostępnienia VULCAN wymaga od spółek powiązanych przestrzegania postanowień niniejszej Polityki.
VULCAN może powierzyć przetwarzanie danych osobowych podmiotom trzecim działającym w imieniu i na rzecz VULCAN w związku z koniecznością świadczenia usługi na rzecz VULCAN wymagającej przetwarzania danych osobowych. Powierzenie takie następuje w ramach zawieranych pisemnie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych. VULCAN gwarantuje, że dane powierzone w ten sposób będą przetwarzane przez ten podmiot wyłącznie w celu i zakresie określonym umową powierzenia, a podmiot ten będzie stosował środki techniczne i organizacyjne chroniące powierzone dane osobowe przed dostępem osób nieuprawnionych, przed ich utratą, zmianą lub zniszczeniem. Kategorie podmiotów trzecich którym przekazywane mogą być dane osobowe to w szczególności dostawcy usług IT, agencje marketingowe, podmioty prowadzące działalność pocztową lub kurierską, drukarnie, instytucje płatnicze, podmioty prowadzące działalność doradczą, prawną konsultingową. W zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy prawa VULCAN może także udostępniać instytucjom zajmującym się dochodzeniem należności, w tym przedsiębiorcom zajmującym się windykacją i obrotem wierzytelnościami oraz ich pełnomocnikom.
W każdym przypadku użytkownicy lub klienci usług i produktów, dla których administratorem danych jest VULCAN, mają prawo dostępu do swoich danych oraz ich poprawiania, żądania uzupełnienia, uaktualnienia, sprostowania danych, czasowego lub stałego wstrzymania ich przetwarzania lub ich usunięcia, jeżeli są one niekompletne, nieaktualne, nieprawdziwe albo zostały zebrane z naruszeniem prawa lub są już zbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane. Mają także prawo wniesienia pisemnego żądania zaprzestania przetwarzania ich danych, o ile ich dane przetwarzane są po ich uprzedniej zgodzie w celach innych niż w związku z umową lub przepisami prawa np. marketingowych.
W niektórych produktach cyfrowych lub usługach elektronicznych użytkownicy mogą samodzielnie zmienić swoje dane (hasło i adres e-mail), logując się do danego serwisu internetowego lub platformy i dokonać tej zmiany poprzez funkcjonalności edycji profilu.
Realizacja praw może również odbywać się za pośrednictwem głównej strony internetowej VULCAN www.vulcan.edu.pl z wykorzystaniem zakładki „Kontakt”. W przypadkach w których osoby nie dysponują dostępem do sieci Internet realizacji praw mogą dokonać w siedzibie VULCAN lub przez zgłoszenie odpowiedniego żądania telefonicznie lub listownie.
Zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) użytkownikom lub klientom przysługują następujące prawa:
Ze swoich uprawnień klient/ użytkownik może skorzystać poprzez złożenie odpowiedniego żądania w siedzibie VULCAN, za pośrednictwem poczty tradycyjnej, elektronicznej, dzwoniąc do Centrum Obsługi Klienta.
VULCAN w terminie miesiąca od otrzymania dyspozycji – udzieli informacji o działaniach podjętych w związku z żądaniem. W razie potrzeby termin realizacji żądania może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę zgłoszonych żądań.
W celu realizacji żądania klienta/ użytkownika, VULCAN jest uprawniona do weryfikacji tożsamości klienta/ użytkownika, aby jego dane nie trafiły do nieuprawnionej osoby.
Jeżeli żądanie klienta/ użytkownika okazałoby się ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności ze względu na ustawiczny charakter, VULCAN może zażądać uzasadnionej opłaty za realizację żądania albo odmówić podjęcia działań w związku z żądaniem.
VULCAN zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących użytkownika lub klienta właściwym organom administracji publicznej, bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, w oparciu o odpowiednią podstawę prawną, zgodnie z przepisami obowiązującego prawa, w szczególności w przypadkach stwierdzenia naruszenia prawa lub dochodzenia roszczeń w związku z naruszeniem przepisów prawa.
VULCAN oświadcza, że w każdym przypadku, w którym wystąpi konieczność powierzenia przetwarzania danych w celu realizacji na rzecz VULCAN usługi hostingu, administracji, utrzymywania oraz zarządzania usługami lub produktami, powierzenie przetwarzania danych osobowych użytkowników lub innych danych, o których mowa w Polityce Prywatności, będzie miało miejsce na podstawie pisemnej umowy zawartej zgodnie z art. 28 RODO.
Profilowanie co do zasady nie jest stosowane w eduVULCAN. Jednakże w przypadku profilowania użytkownik zostanie o tym poinformowany i będzie miał możliwość zgłoszenia sprzeciwu/braku zgody.
VULCAN nie stosuje mechanizmów, w tym profilowania, polegających na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji.
VULCAN łączy dane z informacjami o innych klientach / użytkownikach na potrzeby sporządzania analiz i raportów, dzięki którym może optymalizować usługi. Informacje pozwalają na lepsze dopasowanie oferowanych usług do potrzeb klientów/ użytkowników, podejmowanie decyzji dotyczących rozwoju oferty oraz stałe usprawnianie procesów obsługowych.
W tym celu wykorzystujemy dane pochodzące ze stron internetowych, informacje z dokonanych zakupów, informacje o posiadanych usługach, informacje z pozyskanych ankiet.
Dane przetwarzamy w prawnie uzasadnionym interesie VULCAN i czas przechowywania tych danych jest zgodny z wewnętrzną procedurą retencji danych, chyba że wcześniej klient/ użytkownik zgłosi sprzeciw, w sposób określony w pkt 7 polityki. Jednak czas ten nigdy nie jest dłuższy niż czas określony w pkt. 5.
Prawa autorskie do produktów cyfrowych oraz wszelkich prezentowanych w materiałów pisemnych i graficznych dostarczanych w ramach usług lub produktów cyfrowych należą do VULCAN, o ile nie zostaną oznaczone inaczej.
VULCAN zezwala na kopiowanie prezentowanych materiałów pisemnych i graficznych wyłącznie w celach prywatnych do użytku własnego lub na zasadzie określonej w licencji udzielanej na podstawie odrębnie zawieranej umowy.
Kopiowanie w celach komercyjnych lub nieprywatnych i rozpowszechnianie jakąkolwiek metodą znaną technice w części lub całości, w tym zamieszczonych w nim materiałów pisemnych i graficznych, jest zabronione, chyba że zostało inaczej uzgodnione z VULCAN. Rozpowszechnianie i korzystanie z takich materiałów jakąkolwiek metodą jest chronione Ustawą z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych i musi być wcześniej uzgodnione z VULCAN.
Wykorzystywanie materiałów objętych prawem autorskim bez zgody autora albo niezgodnie z powyższymi postanowieniami jest naruszeniem prawa autorskiego.
VULCAN zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki prywatności w każdym czasie przez opublikowanie nowej polityki prywatności w używanych w tym celu kanałach informacyjnych. W razie dodatkowych pytań dotyczących ochrony prywatności, prosimy uprzejmie o kontakt przy wykorzystaniu formularza kontaktowego dostępnego na stronie https://www.vulcan.edu.pl/strefa-klienta/zamowienie-kontaktu-zwrotnego, wybierając jako cel kontaktu: „Ochrona danych osobowych”.
Wprowadzenie zmian do Polityki prywatności nie będzie miało wpływu na fakt, że VULCAN w żadnym przypadku nie udostępnia i nie sprzedaje posiadanych danych osobowych użytkowników i klientów.
Niniejsza Polityka wchodzi w życie z dniem 9 sierpnia 2024 r.
VULCAN stosuje środki techniczne i organizacyjne w celu zabezpieczenia przetwarzanych danych osobowych odpowiednie do zagrożeń oraz kategorii przetwarzanych danych osobowych objętych ochroną, a w szczególności zabezpiecza dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem przepisów oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
VULCAN realizuje zabezpieczenia odpowiednie do wyników analizy ryzyka prowadzonej w zakresie poufności, integralności i dostępności danych osobowych oraz z uwzględnieniem wymogów określonych w art. 32 RODO.
Bazy danych gromadzone przez VULCAN są zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem zabezpieczeniami systemowymi, fizycznymi i organizacyjnymi zgodnie z przyjętą i aktualnie obowiązującą w tym zakresie polityką bezpieczeństwa.
VULCAN oświadcza, iż dokłada należytej staranności, aby zapewnić użytkownikom wysoki poziom bezpieczeństwa w zakresie korzystania z produktów i usług cyfrowych. Wszelkie zdarzenia mające wpływ na bezpieczeństwo przekazu informacji, danych, w tym również dotyczące podejrzenia udostępniania plików zawierających wirusy i innych plików o podobnym charakterze lub innych aniżeli pliki mechanizmów destrukcyjnych należy zgłaszać VULCAN telefonicznie: 71 757 29 29 lub mailowo: iod@vulcan.edu.pl.
VULCAN wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. W celu kierowania pytań, uwag i wniosków dotyczących danych osobowych należy kontaktować się pod adresem e-mail: iod@vulcan.edu.pl.
Każdej osobie, która uważa, że przetwarzanie danych przez VULCAN narusza przepisy prawa, przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.